Arbetssätt: definition och lista

Arbetssätt är viktigt för att uppnå hög effektivitet, kvalitet och trivsel i arbetslivet. Det påverkar både resultat och arbetsmiljön. Olika arbetssätt är bra för olika ändamål och typer av organisationer. Även olika metoder och kombination av flertal arbetssätt gör att man snabbare kan nå sina mål.

Vad betyder arbetssätt?

Arbetssätt syftar på de strukturerade tillvägagångssätt, metoder och rutiner som används för att utföra arbetsuppgifter och uppnå mål inom en organisation eller för en individ. Det omfattar både formella processor (såsom projektmetodik) och informella vanor (såsom dagliga priolistor).

Vilka olika typer av arbetssätt finns det?

Det finns många olika arbetssätt, här är en lista över de 13 vanligaste:

Processorienterat arbetssätt
Iterativt arbetssätt
Lean arbetssätt
Agila arbetssätt
Vetenskapligt arbetssätt
Aktivitetsbaserat arbetssätt
Strukturerat arbetssätt
Eget arbetssätt
Samarbetsbaserat arbetssätt
Brainstorming
Prioritering av arbetsuppgifter
Flödesscheman
Arbetsflöden

1. Processorienterat arbetssätt

Ett processorienterat arbetssätt fokuserar på att strukturera arbete i tydliga, återkommande processer och arbetsflöden. Syftet är att standardisera och effektivisera arbetsmoment genom att definiera rutiner. Dessa rutiner visualiseras ofta med flödesscheman eller processkartor. Processorienterade arbetssätt är vanligt i större organisationer (50+ medarbetare) och produktion där kvalitetskontroll och repetition är prioriterat.

2. Iterativt arbetssätt

Ett iterativt arbetssätt innebär att arbete delas upp i återkommande cykler eller iterationer. Efter varje cykel utvärderas resultatet och förbättringar införs till nästa gång. Detta används ofta i utvecklingsprojekt, särskilt inom IT och produktutveckling.

3. Lean arbetssätt

Lean bygger på principer om att maximera kundvärde genom att minimera slöseri och optimera arbetsflöden. Arbetssättet härstammar från japansk tillverkningsindustri och har idag spridit sig till många andra sektorer. Kontinuerlig förbättring (Kaizen), värdeflödesanalyser och visuell styrning (till exempel Kanban-tavlor) är centrala tekniker som används inom arbetsmetoden.

4. Agila arbetssätt

Agila arbetssätt är flexibla och anpassningsbara, med fokus på samarbete, snabb återkoppling och kontinuerlig förbättring. Exempel på agila metoder är Scrum, Kanban och SAFe. Dessa arbetssätt består av självstyrande team, korta arbetscykler (sprints), tät kommunikation och regelbunden utvärdering.

5. Vetenskapligt arbetssätt

Vetenskapligt arbetssätt bygger på systematiska undersökningar, hypotesprövning och analys. Arbetet sker ofta i tydliga faser av:

Problemformulering
Datainsamling
Analys
Slutsats

Det används ofta inom forskning och utveckling, men även när man utvecklar verksamheter.

6. Aktivitetsbaserat arbetssätt

Aktivitetsbaserade arbetssätt organiserar arbetet utifrån specifika aktiviteter snarare än fasta roller och platser. Det är vanligt inom aktivitetsbaserade kontor (ABW) där medarbetare väljer arbetsplats utifrån aktuell uppgift. Det leder till ett mer flexibelt team och samarbete.

7. Strukturerat arbetssätt

Ett strukturerat arbetssätt innebär att arbete planeras och organiseras noggrant. Ofta sker detta med checklistor, rutiner och tydliga mål. Det minimerar risken för misstag och säkerställer kvalitet, särskilt i komplexa eller reglerade miljöer.

8. Eget arbetssätt

Eget arbetssätt betyder att individen personligen planerar, prioriterar och genomför sina arbetsuppgifter. Det kan inkludera personliga rutiner, verktyg och metoder som anpassats efter den egna förmågan och arbetsstilen.

9. Samarbetsbaserat arbetssätt

Samarbete innebär att flera personer eller team arbetar tillsammans mot gemensamma mål. Det kan ske formellt (projektgrupper eller tvärfunktionella team) eller informellt (ad hoc-samarbeten). Effektiva samarbeten bygger på tydlig kommunikation, gemensamma spelregler och ömsesidigt förtroende.

10. Brainstorming

Brainstorming är en kreativ metod där en grupp kommer på idéer fritt och utan direkt kritik. Syftet är att hitta bättre eller nya lösningar genom att samla många perspektiv på en gång. Brainstorming används ofta inom innovationsarbeten och problemlösning.

11. Prioritering av arbetsuppgifter

Att prioritera arbetsuppgifter är en teknik som används i alla arbetssätt. Verktyg som Eisenhower-matrisen eller MoSCoW-metoden hjälper till att avgöra vad som är viktigast. Detta ökar effektivitet och minskar stress.

12. Flödesscheman

Flödesscheman används för att visualisera arbetsflöden, processer eller beslutsträd. Med hjälp av de kan man hitta flaskhalsar, dubbelarbete och förbättringsområden. Flödesscheman är centrala i både processorienterade och lean-arbetssätt.

13. Arbetsflöden

Arbetsflöden beskriver hur olika arbetsmoment hänger ihop, från start till slut. Ett tydligt arbetsflöde säkerställer att inget steg missas och att ansvarsfördelningen är tydlig. Vanliga exempel är todo-listor (som Trello och Asan) för att visualisera och följa upp arbetet.

Det finns även ytterligare arbetssätt och metoder såsom projektbaserade, hybrida, experimentella och självorganiserade.

Vilka metoder och tekniker kan man använda för att optimera sitt arbetssätt?

Det finns flera metoder och tekniker som kan användas för att optimera arbetssättet, dessa inkluderar tidsanalys, prioriteringsmatriser, kontinuerlig förbättring, automatisering och feedback-loopar.

Tidsanalys: Dokumentera och analysera hur arbetstid används för att hitta områden som kan förbättras.
Prioriteringsmatriser: Till exempel kan Eisenhower-matrisen och MoSCoW-metoden användas.
Kontinuerlig förbättring (Kaizen): Små, ständiga förbättringar i processer.
Automatisering: Användning av digitala verktyg, automatiseringskedjor (N8N, Python-program m.fl) gör att arbetstiden för manuella uppgifter istället kan läggas på annat.
Feedback-loopar: Regelbunden utvärdering och justering av arbetssätt gör att man till slut hittar det optimala arbetssättet.

Forskning från Harvard Business Review (2022) visar att team som implementerar dagliga mikropauser ökar sin produktivitet med i genomsnitt 12%.

Hur kombinerar man flera arbetssätt för att få bättre flöde?

Man kan kombinera flera arbetssätt genom att hybridisera, kartlägga processor, använda sig av tvärfunktionella team och ha gemensamma spelregler.

Hybridisering: Kombinera strukturerade metoder som Scrum med flexibla inslag av till exempel Kanban-tavlor.
Processkartläggning: Identifiera var olika arbetssätt bäst lämpar sig i arbetsflödet.
Tvärfunktionella team: Låt teamets medlemmar använda olika arbetssätt beroende på uppgift. De vet ofta bäst själva vilken metod som är mest effektiv eftersom det är de som jobbar med uppgifterna dag till dag.
Gemensamma spelregler: Skapa tydliga ramar för när och hur olika arbetssätt används.

Enligt en studie från Deloitte (2023) rapporterar organisationer som aktivt kombinerar minst två arbetssätt 33% snabbare projektleveranser.

Hur väljer man rätt arbetssätt?

Det finns 4 optimala steg att ta för att hitta rätt arbetssätt, detta inkluderar behovsanalys, pilotprojekt, medarbetarengagemang och datadrivet beslutsfattande.

Behovsanalys: Titta på mål, resurser och begränsningar. Bäst är att skriva ner detta i en sorts mindmap.
Pilotprojekt: Testa arbetssättet i liten skala innan det implementeras fullt ut.
Medarbetarengagemang: Involvera de som ska använda arbetssättet i urvalsprocessen.
Datadrivet beslutsfattande: Analysera utfall och justera efter de resultat som är mätbara.

Hur tar man fram egna arbetssätt optimalt?

Det är lättast att ta fram egna arbetssätt genom att kartlägga nuvarande processer. På så sätt kan man hitta sina styrkor och svagheter, samt jämföra med branschstandard. Sedan kan man tillsammans med teamet skapa nya arbetssätt och utveckla dessa iterativt. Att testa, utvärdera och förbättra i cykler är bättre än att inte ens börja med ett nytt arbetssätt.

Det är viktigt att komma ihåg att alla metodiker för arbete faktiskt kan förbättras. Även om man själv tror att teamet arbetar optimalt idag, kan det alltid förbättras med nya arbetssätt, eller genom att integrera flera arbetssätt tillsammans.

Hur implementerar man nya arbetssätt?

Man implementerar nya arbetssätt lättast genom att förklara syfte, mål och förväntad effekt för medarbetare. Genom utbildning och stöd för nya verktyg och metoder (framför allt genom bra ledarskap), kan man få en organisation eller grupp att arbeta med det nya sättet på endast 1 veckas tid.

Det är viktigt att följa upp cirka 2 veckor efter ett nytt arbetssätt har implementerats. Att mäta och utvärdera effekter regelbundet därefter är också viktigt, kanske var det gamla arbetssättet faktiskt bättre. Då är det bäst att återgå eller iterera för att förbättra sina arbetsmetoder.

Vilka utmaningar finns det med nya arbetssätt?

Den vanligaste utmaningen med att implementera nya arbetssätt är att medarbetare känner osäkerhet. Med fel ledarskap eller en icke-engagerad grupp blir resultatet att det nya arbetssättet inte följs och testas ordentligt.

Även överimplementering kan göra att medarbetare eller gruppen känner sig otrygg. För många parallella förändringar kan skapa förvirring. Precis som när man testar vetenskap i labb, så ändrar man bara en parameter åt gången. På samma sätt ska man tänka när man implementerar nya arbetssätt.