Projektplan: definition, guide, exempel

En projektplan behövs för att samla information om ett projekt. I den finns detaljer om mål, resurser, tidslinjer och budgets för projektet.

Det är alltid viktigt att ha en projektplan för att effektivt planera och strukturera. Vi förklarar vad en plan för ett projekt ska innehålla, hur man tar fram en och hur man arbetar med den i praktiken.

Vad är en projektplan?

En projektplan är ett styrdokument som samlar all viktig information om ett projekt. Det beskriver projektets mål, uppgifter, resurser, tidslinjer och budget (Pinto, J. K., & Slevin, D. P.; 1987)1.

Projektplanen fungerar som en detaljerad färdplan för projektets genomförande och är tänkt att hjälpa projektledare och teammedlemmar att förstå projektets syfte, omfattning och begränsningar. Den tas fram utifrån projektbeställningen och fungerar som ett svar på hur projektets mål ska uppnås.

Varför behövs en projektplan?

En projektplan behövs för att säkerställa effektiv planering, strukturering och kommunikation mellan alla involverade parter i ett projekt. Den hjälper till att minska osäkerhet kring projektets genomförande och säkerställer att alla är överens om målen.

Genom att definiera aktiviteter, tids- och resursplaner, kostnader, risker och ansvar, ger projektplanen en tydlig struktur för att hålla projektet på rätt spår. Den fungerar också som en referenspunkt för att följa upp hur projektet utvecklas över tid.

Behöver man alltid en projektplan?

Ja, en projektplan är generellt sett nödvändig för alla typer av projekt, oavsett storlek eller komplexitet. Den säkerställer att projektet har en tydlig riktning och struktur.

I vissa mindre eller informella projekt kan planen vara enklare, men grundtanken om att ha en dokumenterad plan för genomförande, mål och resurser är alltid relevant för att öka chanserna för projektets framgång.

Vad ska en projektplan innehålla?

En projektplan bör innehålla flera komponenter för att ge en heltäckande bild av projektet. Här är en lista på allt din projektplan bör innehålla:

Sammanfattning av projektet
Bakgrund, syfte och mål
Projektets omfattning och avgränsningar
Kravspecifikation från projektägare
Projektorganisation och ansvarsfördelning
Tidplan, om möjligt med milstolpar
Budget och resursallokering (tid och medel)
Riskanalys krävs i många projekt, i synnerhet offentliga
Kommunikationsplan i mer komplexa projekt med många parter
En idé om vad som händer vi projektförskjutningar
Leveransplan över tid, och vad det förväntade resultat är.

Hur tar man fram en projektplan?

Enklaste sättet att ta fram en projektplan är att arbeta stegvis efter någon lämplig struktur som man tycker passar ändamålet. Här är ett exempel på en stegvis guide, för att skapa en bra projektplan:

Skriv en sammanfattning av projektet
Tydliggör vem beställaren och/eller projektägaren är
Skriv en kort bakgrunden till projektet
Sätt upp syfte och mål
Försök att förklara vilken metod och/eller modell för projektet som ska användas
Definiera omfattning och framför allt avgränsningar
Finns en kravspecifikation från beställare/ägare?
Planera leverans och utförande
Försök beskriva ett nuläge (som sedan blir startpunkt för vart man vill nå)
Organisera och bemanna projektet (styrgrupp, referensgrupp, arbetsgrupp)
Planera kommunikationen, om det behövs och är ett större projekt
Sätt upp några delmål eller milstolpar
Lista vilka nyckelaktiviteter som ligger i fokus
Skapa en tidsplan
Upprätta budget och ekonomi
Genomför en riskanalys
Om nödvändigt sätt en rutin för projektändringar

Hur estimerar man tid och resurser på en projektplan?

Estimering av tid och resurser görs genom att bryta ner projektet i mindre, hanterbara aktiviteter. För varje aktivitet uppskattas tidsåtgång och resursbehov baserat på erfarenhet och expertis.

Detta görs ofta i samråd med projektteamet, styrande funktioner eller också kanske externa experter. Använd tekniker som exempelvis, PERT (Program Evaluation and Review Technique) för att få mer precisa uppskattningar. Tänk på att inkludera bufferttid för oförutsedda händelser eftersom projekt ofta handlar om ganska stora förändringar över tid. Det man först trodde skulle vara svårt och ta mycket tid, kan ofta bli det omvända.

Hur involverar man projektmedlemmar i projektplaneringen?

Att få med projektmedlemmar redan i planeringsstadiet är a och o. Förslagsvis genom att anordna regelbundna planeringsmöten och workshops. Be om deras input gällande uppgiftsfördelning, tidsuppskattningar och potentiella risker, eller ännu hellre fördela ut uppgifter så att alla blir mer delaktiga innan projektet ens har startat!

Sätt samarbete i fokus redan från start! Försök hitta arbetssätt och kanske verktyg, för att samla in och organisera idéer tillsammans med teamet. Genom att involvera medlemmarna tidigt skapar du en känsla av ägarskap och engagemang i projektet. Detta leder ofta till mer realistiska planer och bättre dynamik under projektets gång, samt oftast en snabbare framdrift.

Hur strukturerar man en projektplan på bästa sätt?

En bra strukturerad plan är en bra start för projektets framdrift. Här är en lista över några punkter att tänka på, för att skapa en bra plan:

Tydlig struktur i planen med huvudrubriker och underrubriker
Logisk ordning som följer projektets arbetsgång (livscykel)
Använd gärna visuella hjälpmedel som Gantt-scheman eller flödesdiagram (det ger bra överblick och vissa personer tänker bättre i ”bilder”.)
Försök hålla ett bra format och kanske viss grafisk utformning för god läsbarhet
Detaljerad Work Breakdown Structure (WBS), kan ibland vara bra
Tydligt definierade ansvarsområden för projektdeltagarna är ett måste.
Glöm inte att ha med riskhantering!
Flexibel struktur som tillåter uppdateringar och projektförskjutningar

Hur används en projektplan?

En projektplan används ofta som ett styrdokument för att vägleda projektets genomförande från start till mål. Den fungerar som en färdplan för projektledaren och teamet, och hjälper till att hålla projektet på rätt spår genom att definiera mål, uppgifter, resurser, tidslinjer och budget.

Projektplanen används kontinuerligt under projektets gång för att stämma av framdrift, se till att det finns lämpliga resurser, fatta beslut och följa upp resultat. Den ger övergripande kontroll genom att möjliggöra avstämningar mot tidplan, resursanvändning och budget. Genom att använda projektplanen aktivt kan teamet arbeta mer effektivt, undvika irrationella beslut och säkerställa att alla har en gemensam förståelse för projektets mål och vägen dit.

När ska man förändra en projektplan?

En projektplan bör uppdateras regelbundet under projektets gång för att säkerställa att den förblir relevant och användbar. Uppdateringar bör ske när det sker större förändringar i projektets omfattning, tidsplan eller resurser, som påverkar projektets framdrift.

Det är särskilt viktigt att uppdatera projektplanen vid varje milstolpe eller delmål, när nya risker identifieras, eller när externa faktorer påverkar projektet. Genom att hålla projektplanen aktuell kan projektledaren bättre hantera förändringar och kommunicera projektets status till intressenter.

Hur uppdaterar man en projektplan?

För att uppdatera en projektplan bör man först samla in aktuell information om projektets status, framsteg och eventuella förändringar. Därefter justeras de delar av planen; tidslinjer, resurser, budget, bemanning osv, som har förändrat riktning och framdrift av projektet.

Det är viktigt att projektteamet står bakom uppdateringar för att säkerställa att all relevant information inkluderas. Efter uppdateringen bör den reviderade planen kommuniceras till alla berörda parter och i synnerhet godkännas av projektets ägare och eventuellt andra intressenter. I offentliga världen kan projekt finansieras av andra myndigheter som äger själva finansieringen. Använd projekthanteringsverktyg för att underlätta uppdateringsprocessen och säkerställa att alla har tillgång till den senaste versionen av planen.

Vilka saker är bra att tänka på när man planerar ett projekt?

Vid projektplanering finns flera aspekter att ta hänsyn till för att säkerställa framgång. Här är en lista över några saker som det är bra att tänka på (Atkinson, R.; 1999)2:

Formulera tydliga och mätbara mål för projektet
Ta dig tid att göra en grundlig research om projektets förutsättningar
Välj en lämplig projektplan och metod som passar projektets omfattning
Sätt upp realistiska delmål och milstolpar
Försök hitt en bra och väl balanserad projektgrupp med kompletterande kompetenser
Definiera projektets omfattning och avgränsningar tydligt
Skapa en detaljerad tidsplan med viktiga aktiviteter
Upprätta en realistisk budget i tid och medel
Genomför en riskanalys och planera också för eventuell riskhantering
Etablera sätt för projektet att kommunicera inåt och kanske även utåt

Hur anpassar man en projektplan enligt företagets processer?

För att anpassa en projektplan enligt företagets processer behövs god förståelse för både projektets mål och företagets arbetssätt. Genom att integrera företagets etablerade processer i projektplanen kan man säkerställa en smidig implementering och öka chanserna för projektets framgång.

Här finns några viktiga punkter för att anpassa en projektplan enligt företagets processer:

Förstå företagets nuvarande processer och arbetsflöden
Uppmärksamma överlappningar mellan projektets behov och företagets processer
Anpassa projektplanens struktur för att passa företagets etablerade arbetssätt
Ta med nyckelpersoner från olika avdelningar i planeringsfasen
Använd företagets verktyg och mallar när det är möjligt
Säkerställ att projektplanen följer företagets policyer och riktlinjer
Integrera företagets kvalitetssäkringsprocesser i projektplanen

Hur implementerar man en projektplan effektivt?

Bästa sättet att implementera en projektplan är genom noggrann planering, god kommunikation och kontinuerlig uppföljning. Genom att följa en strukturerad process kan projektledare säkerställa att planen genomförs på ett smidigt sätt och att projektets mål uppnås.

Här är några viktiga steg för att implementera en projektplan på ett bra sätt:

Kommunicera projektplanen till alla intressenter
Säkerställ att alla teammedlemmar förstår sina roller och ansvarsområden
Använd projektledningsverktyg för att spåra framsteg och resurser
Håll regelbundna statusmöten för att följa upp och justera planen vid behov
Implementera en tydlig process för ändringshantering
Uppmuntra öppen kommunikation inom teamet för att identifiera och lösa problem tidigt
Använd milstolpar för att mäta och fira framsteg
Var flexibel och beredd att anpassa planen baserat på nya insikter eller förändringar

Hur startar man upp projekt som har planerats?

Ett planerat projekt startas mest effektivt genom någon form av kick-off-möte där projektplanen presenteras för alla intressenter. Mötet syftar till att skapa en gemensam förståelse för projektets mål, tidsramar och förväntningar.

Under uppstartsfasen är det viktigt att säkerställa att alla nödvändiga resurser finns på plats och att teammedlemmarna är redo att påbörja sina uppgifter. Projektledaren bör också etablera kommunikationskanaler och rutiner för rapportering och uppföljning. Genom att noggrant följa projektplanen och samtidigt vara beredd på att hantera oväntade utmaningar kan man lägga grunden för en framgångsrik projektgenomförande

Referenser

Pinto, J. K., & Slevin, D. P. (1987). "Critical factors in successful project implementation." IEEE Transactions on Engineering Management, EM-34(1), 22–27.
Atkinson, R. (1999). "Project management: Cost, time, and quality, two best guesses and a phenomenon, it’s time to accept other success criteria." International Journal of Project Management, 17(6), 337–342.