Tillitsbaserad styrning: definition, metod, process och fördelar

Tillitsbaserad styrning (Kastberg, G. W., & Brorström, B.; 2020)1 har varit i ropet ett tag och många organisationer har försökt att ta steg i den riktningen, bort från detaljstyrning. En del hävdar att det skall leda till mer engagemang, plattare organisationer och snabbare beslutsfattande, vilket kan vara sant om man lyckas införa styrningsformen. Det är dock lätt att det blir mer av prat än konkreta förändringar, om inte man samtidigt bygger in arbetssätt, metoder och processer för hur ett mer tillitsbaserat arbetssätt skall genomföras.

Vad är tillitsbaserad styrning?

Tillitsbaserad styrning är en typ av en ledningsfilosofi som bygger på ömsesidigt förtroende mellan ledning och medarbetare, med syfte att minska detaljstyrning och kontroll, till förmån för ökat ansvar hos medarbetarna. Modellen betonar vikten av helhetssyn, kundfokus och kontinuerligt lärande, med målet att skapa en mer engagerande arbetsmiljö.

Hur har den tillitsbaserade styrmodellen utvecklats?

Tillitsbaserad styrning har utvecklats som en reaktion på New Public Management (NPM) och dess fokus på detaljstyrning och mätning. Det fick ökad uppmärksamhet i Sverige runt 2016 när Tillitsdelegationen tillsattes av regeringen. Sedan dess har modellen vidareutvecklats och implementerats i både offentlig och privat sektor, med ökande fokus på digitalisering och agila arbetssätt som komplement till tillitsbaserad styrning.

Hur använder man tillitsbaserad styrning?

Tillitsbaserad styrning införs genom att skapa en organisationskultur baserad på förtroende och delegerat ansvar. Detta innebär följande 6 saker:

Minskning av detaljstyrning och onödig rapportering
Ökat fokus på medarbetarnas kompetens och omdöme
Tydligare mål och ramar, men frihet i genomförandet
Kontinuerlig dialog och feedback mellan ledning och medarbetare
Uppmuntran till utveckling och kontinuerligt lärande
Helhetssyn på verksamheten och dess syfte

Vilka principer är del av tillitsbaserad styrning?

Tillitsbaserad styrning bygger främst på tillit och förtroende för medarbetarnas kompetens och omdöme. Tillitsbaserad styrning inkluderar totalt dessa 7 grundprinciper:

Tillit. Förtroende för medarbetarnas kompetens och omdöme
Kund- eller medborgarfokus. Fokus på att skapa värde för medborgare/kunder
Helhetssyn. Förståelse för verksamhetens övergripande mål och sammanhang
Handlingsutrymme. Frihet att fatta beslut inom givna ramar
Stöd. Ledningen ger stöd och vägledning snarare än detaljstyrning
Kunskap. Beslut baseras på kunskap och erfarenhet
Öppenhet. Transparent kommunikation och informationsdelning

Hur implementerar man tillitsbaserad styrning i ett privat företag?

För att implementera tillitsbaserad styrning i ett privat företag krävs långsiktigt en typ av kulturförändring och anpassning av ledningsstrukturer. Här är 7 viktiga steg för implementering av tillitsbaserad styrning i privatägda företag:

Förankra visionen hos ledningen och skapa en implementeringsplan
Utbilda chefer och medarbetare i tillitsbaserat ledarskap
Se över och anpassa styrnings- och uppföljningssystem
Öka delegering av ansvar och beslutsfattande
Implementera system för kontinuerlig feedback och dialog
Uppmuntra innovation och lärande genom att tillåta misstag
Anpassa belöningssystem för att stödja tillitsbaserat beteende

Hur implementerar man tillitsbaserad styrning i offentlig sektor?

Implementering av tillitsbaserad styrning i offentlig sektor kräver ofta mer omfattande förändringar på grund av befintliga strukturer och regelverk. Det är inte helt enkelt. Exempel på 7 steg till implementation av tillitsbaserad styrning i offentliga organisationer är:

Säkerställ politiskt stöd och förankring i ledning
Genomför en nulägesanalys och identifiera förbättringsområden
Utveckla en långsiktig strategi för kulturförändring
Se över och anpassa styrande dokument och processer
Utbilda chefer och medarbetare i tillitsbaserat arbetssätt
Implementera pilotprojekt och utvärdera resultat
Skala upp framgångsrika metoder och fortsätt utveckla arbetssättet

Vad kan ett tillvägagångssätt vara för implementering av tillitsbaserad styrning?

Ett möjligt tillvägagångssätt för att införa tillitsbaserad styrning är kontinuerlig och iterativ, med fokus på ständig förbättring. De 7 huvudstegen inkluderar:

Sätta tydliga mål och ramar för verksamheten
Delegera ansvar och beslutsfattande till medarbetarna
Ge stöd och vägledning snarare än detaljstyrning
Uppmuntra problemlösning, utveckling och innovation
Använd akademiskt framforskade arbetssätt, metoder och processer, som är konkreta
Utvärdera resultat och lärande kontinuerligt
Anpassa och förbättra processen baserat på erfarenheter

Hur förbereder man inför implementering?

Vid fördelning av roller och ansvar i en tillitsbaserad organisation finns ett antal olika sätt. Här är 8 sätt:

Genomföra en grundlig nulägesanalys
Skapa en tydlig vision och målbild för förändringen
Säkerställ ledningens engagemang och stöd
Utbilda nyckelpersoner i tillitsbaserat ledarskap
Utveckla en kommunikationsplan för hela organisationen
Identifiera potentiella hinder och motstånd
Planera för pilotprojekt
Utvärdera alla projekt ordentligt

Hur kan man fördela roller och ansvar?

Vid fördelning av roller och ansvar i en tillitsbaserad organisation bör man:

Tydliggöra övergripande mål och ramar för verksamheten
Delegera beslutsfattande till lägsta lämpliga nivå
Definiera tydliga ansvarsområden för team och individer
Skapa strukturer för samarbete och kunskapsdelning
Implementera system för kontinuerlig feedback och utvärdering
Vara flexibel och beredd att justera roller vid behov

Är kommunikation och samverkan viktigt vid tillitsbaserad styrning?

Kommunikation och samverkan är viktigt för tillitsbaserad styrning av flera skäl. Med minskad detaljstyrning kommer ökade frihetsgrader som kan leda till olika agerande. Några förslag:

Möjliggör effektiv problemlösning och beslutsfattande
Skapar gemensam förståelse för mål och vision
Främjar kunskapsdelning och lärande inom organisationen
Bygger förtroende mellan ledning och medarbetare
Underlättar koordinering av arbete över avdelningsgränser
Möjliggör snabb anpassning till förändringar
Ökar engagemang och motivation hos medarbetarna

Vilka är fördelarna med tillitsbaserad styrning?

Tillitsbaserad styrning kan leda till flera positiva effekter för organisationen. Här beskrivs några vanliga effekter. Att det alltid leder i den här riktningen är osäkert, men förespråkare brukar hävda:

Fler nöjda och engagerade medarbetare
Förbättrad effektivitet och produktivitet
Ökad utvecklingsförmåga och problemlösningsförmåga
Bättre kundnöjdhet och servicekvalitet
Minskad administrativ börda och kostnader
Snabbare beslutsfattande och anpassningsförmåga
Förbättrad förmåga att attrahera och behålla duktiga medarbetare

Vilka utmaningar finns det med tillitsbaserad styrning?

Implementering av tillitsbaserad styrning kan möta flera utmaningar. De vanligaste, vilka också brukar dyka upp (Dagens Samhälle; 2022)2 vid förändringar generellt sett är (Brorström, B., & Kastberg, G. W.; 2021)3:

Motstånd mot förändring i organisationen
Svårt att ändra invanda beteenden och kulturer
Risk för otydlighet i ansvar och beslutsfattande
Utmaningar med att balansera frihet och kontroll
Behov av nya kompetenser hos chefer och ledare
Svårt att mäta och följa upp resultat
Potentiella konflikter med externa krav och regelverk

Hur ser framtiden ut för tillitsbaserad styrning?

Framtiden för tillitsbaserad styrning ser lovande ut, med ökande intresse från både offentlig och privat sektor. Trenden går mot mer flexibla och medarbetarcentrerade arbetssätt, vilket passar väl med tillitsbaserad styrning. Samtidigt förväntas modellen vidareutvecklas för att bättre integrera digitala verktyg, kanske hela system och plattformar som kan komplettera detaljstyrning. Ett nytt intressant arbetssätt är Horisontellt Ledarskap, som kan skapa strukturer, addera lämpliga metoder och processer till det tillitsbaserade synsättet.

Referenser

Kastberg, G. W., & Brorström, B. (2020). Styra med tillit?: En implementeringsstudie om tillitsbaserad styrning och ledning på Arbetsförmedlingen. DiVA Portal.
Dagens Samhälle (2022). "Så ser debatten om tillitsbaserad styrning ut i offentlig sektor." Dagens Samhälle.
Brorström, B., & Kastberg, G. W. (2021). "Tillitsbaserad styrning måste problematiseras." Publikt.